1. Definisi & Ketentuan Umum
Perjanjian sewa ini berlaku sah antara pihak manajemen BJSM Venue (selanjutnya disebut "Pengelola") dan badan hukum atau perorangan yang melakukan pemesanan (selanjutnya disebut "Penyewa"). Dengan melakukan pembayaran uang muka, Penyewa dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh klausul ini.
2. Prosedur Reservasi & Pelunasan
- Pemesanan tanggal (*booking*) baru dinyatakan mengikat secara sistem setelah Penyewa membayarkan Uang Muka (*Down Payment*) minimal sebesar 30% dari total nilai kontrak sewa.
- Pelunasan sisa pembayaran wajib diselesaikan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja sebelum hari pelaksanaan acara.
- Apabila pelunasan tidak dipenuhi dalam batas waktu tersebut, Pengelola berhak membatalkan pesanan secara sepihak tanpa kewajiban mengembalikan dana yang telah masuk.
3. Uang Jaminan Kerusakan (*Security Deposit*)
Penyewa wajib menyetorkan *Security Deposit* (nilai disesuaikan dengan jenis paket/acara) bersamaan dengan pembayaran pelunasan. Uang jaminan ini akan dikembalikan secara penuh maksimal 7 (tujuh) hari kerja setelah acara selesai, dengan catatan tidak ditemukan kerusakan asset atau pelanggaran aturan operasional oleh Penyewa maupun vendor terkait.
4. Pembatalan & Perubahan Jadwal (*Reschedule*)
- Pembatalan Sepihak: Jika pembatalan dilakukan dalam waktu kurang dari 30 hari sebelum acara, seluruh dana yang telah masuk dinyatakan hangus dan tidak dapat dikembalikan (*non-refundable*).
- Perubahan Jadwal (*Reschedule*): Pengajuan perubahan tanggal wajib disampaikan secara tertulis maksimal 45 hari sebelum acara, dan bergantung sepenuhnya pada ketersediaan slot kosong. Perubahan jadwal dapat dikenakan biaya administrasi tambahan sesuai kebijakan manajemen.
5. Durasi Penggunaan & Aturan Waktu
- Waktu sewa standar adalah sesuai durasi paket yang dipilih (termasuk pelaksanaan acara).
- Waktu untuk persiapan dekorasi (*loading*) dan pembongkaran (*unloading*) diatur secara khusus oleh pihak tim teknis gedung.
- Kelebihan waktu (*overtime*) penggunaan ruangan akan dikenakan biaya tambahan per jam sesuai tarif premium yang berlaku.
6. Kebijakan Vendor Luar Rekanan
Pengelola memiliki daftar vendor rekanan resmi (katering, dekorasi, dokumentasi, sound/lighting). Apabila Penyewa menggunakan jasa vendor dari luar rekanan wajib:
- Membayar biaya kompensasi operasional (*charge vendor luar*) sesuai klasifikasi tarif BJSM Venue.
- Vendor luar wajib menghadiri *Technical Meeting* resmi dan mematuhi batas daya listrik serta regulasi pemasangan dekorasi yang ditetapkan teknisi gedung.
7. Batasan Kapasitas & Ketertiban
Jumlah tamu dan kru tidak boleh melebihi batas kapasitas maksimal aman ruangan yang telah disepakati untuk menjaga keselamatan bersama. Penyewa beserta pihak ketiga (vendor/tamu) dilarang keras membawa senjata api, senjata tajam, obat-obatan terlarang, serta melakukan aktivitas yang melanggar hukum RI di lingkungan BJSM Venue.
8. Tanggung Jawab & Force Majeure
- Penyewa bertanggung jawab penuh atas hilangnya barang pribadi milik tamu undangan atau kru selama acara berlangsung.
- Pihak BJSM Venue dibebaskan dari tuntutan hukum jika terjadi kegagalan atau penundaan acara yang disebabkan oleh keadaan darurat di luar kendali manusia (*Force Majeure*), termasuk namun tidak terbatas pada bencana alam, kebakaran, huru-hara, pemadaman listrik massal kota, atau kebijakan pembatasan resmi dari pemerintah.